La tendance des petites réunions

Récemment, Successful Meetings a envoyé un sondage à ses lecteurs, leur demandant de nous expliquer comment ils organisent leurs petites réunions. Parmi les répondants, 41% étaient des planificateurs d'entreprise, 29% des planificateurs d'associations et 30%, des planificateurs indépendants ou des tiers. Sur ce groupe, 63% ont déclaré que trouver les dates disponibles était la partie la plus difficile de la planification d'une petite réunion. Voici ce qu'ils avaient à dire d'autre.

De combien de personnes est constituée une petite réunion?

25 personnes ou moins: 38%
50 personnes ou moins: 31%
10 personnes ou moins: 19%
100 personnes ou moins: 12%

Différences démographiques importantes - Par catégorie de planificateur
(Entreprise / Tiers/ Association)

50 personnes ou moins: 26% / 42% / 27%
100 personnes ou moins: 9% / 9% / 21%


Bien que la plupart des planificateurs s'accordent sur le fait que les réunions de 25 personnes ou moins ne soient pas de petites réunions, plus de deux fois plus de planificateurs d'associations sont susceptibles de considérer une réunion de 100 personnes ou moins comme une petite réunion par rapport aux planificateurs d'entreprises ou de tiers. Cependant, 15% de plus de planificateurs tiers considèrent les réunions de 50 personnes ou moins comme de petites réunions comparées aux planificateurs d'associations et de sociétés.

Nombre le plus courant de petites réunions que les organisations organiseront en 2018


5 ou moins: 35%
6 - 10: 28%
11 - 25: 21%
Plus de 50: 9%
26 - 50: 7%


Délais les plus courants pour les petites réunions

1 - 3 mois: 45%
3 - 6 mois: 35%
2 - 4 semaines: 27%
6 - 12 mois: 22%
Moins de deux semaines : 20%
Plus d'un an: 8%

Différences démographiques importantes - Par catégorie de planificateur
(Entreprise / Tiers / Association)

Moins de deux semaines: 25% / 14% / 17%
1 - 3 mois: 41% / 54% / 41%
6 - 12 mois: 16% / 28% / 24%
Plus d'un an: 4% / 8% / 12%


En ce qui concerne les délais de livraisons de moins de deux semaines,
un pourcentage nettement plus élevé de planificateurs d'entreprises (25%) sont en attente par rapport aux planificateurs tiers (14%) et aux planificateurs d'associations (17%). Les planificateurs d'entreprise (4%) sont également moins susceptibles d'avoir plus d'un an pour planifier une petite réunion par rapport aux tiers (8%) et aux planificateurs d'associations (12%).

Destinations les plus courantes pour l'organisation de petites réunions

Domestique seulement: 73%
International seulement: 2%
Les deux: 25%

Différences démographiques importantes - Par catégorie de planificateur
Entreprise / Tiers / Association

Domestique seulement: 77% / 63% / 80%
Domestique et international: 23% / 33% / 18%


Les planificateurs tiers (33%) sont beaucoup plus susceptibles d'organiser
de petites réunions sur des destinations domestiques et internationales que les planificateurs d'entreprises (23%) et d'associations (18%).

Dans le même ordre d'idées, les planificateurs d'entreprises (77%) et d'associations (80%) sont beaucoup plus susceptibles de se concentrer uniquement sur les destinations nationales qui sont des planificateurs tiers (63%).


Lieux les plus courants pour l'organisation de petites réunions


Centre-ville: 57%
Hôtel: 47%
Centre de conférence: 43%
Hotel d'aéroport: 34%

Différences démographiques importantes - Par catégorie de planificateur

(Entreprise / Tiers / Association)

Centre-ville: 52% / 67% / 56%
Hôtel: 45% / 59% / 37%

Les planificateurs tiers sont plus susceptibles
d'utiliser le centre-ville (67%) ou les hôtels (59%) que les entreprises (52% - Centre-ville, 45% - Hôtels) ou les plannificateurs d'association (56% - Centre-ville, 37% - Hôtel)

Les sources de partenariat les plus courantes lors de la sélection du lieu, de l'approvisionnement, du planning, et de l'exécution de petites réunions.

RFP en ligne et/ou outils de réservations : 70%
Organisation des Destinations Marketing (ODM) ou Office de Tourisme : 36%
Gestion des destinations d'entreprise : 27%
Applications Mobiles : 19%

Différences démographiques importantes - Par catégorie de planificateur

(Entreprise / Tiers / Association)


Organisation des Destinations Marketing (ODM) ou Office de Tourisme : 28% / 46% / 39%

Les planificateurs tiers (46%) sont plus susceptibles
de s'associer à des ODM ou des offices de tourisme que les planificateurs d'entreprise (28%)

Nombre de petites réunions avec des composants en ligne qui permettront aux participants hors du lieu de participer à l'évènement face à face

Moins de 10% : 71%
11-25% : 13%
51-75% : 5%
26-50% : 6%
76-100%  :6%


Réseaux sociaux les plus communs utilisés pour promouvoir les petites réunions et/ou d'encourager à la participation

Ne pas utiliser de réseaux sociaux : 44%
Facebook : 41%
Twitter : 30%
LinkedIn : 30%
Plateformes de réunions virtuelles : 13%
Instagram : 12%
Pinterest : 3%

Différences démographiques importantes - Par catégorie de planificateur


(Entreprise / Tiers / Association)

Twitter: 17% / 37% / 40%
Facebook 34% / 46% / 48%

Les planificateurs d'entreprise sont moins susceptible d'utiliser Twitter (17%) ou Facebook (34%) que les planificateurs tiers (Twitter - 37%, Facebook - 46%) ou les planificateurs d'association (Twiiter - 40%, Facebook - 48%)


Les facteurs les plus compliqués à gérer quand on planifie une petite réunion


Trouver des dates disponibles : 63%
Négocier les tarifs des salles : 53%

Trouver un espace approprié sur place : 48%
Obtenir ce que l'on a besoin du staff audio-visuel : 20%
Arranger F&B: 18%
Réserver des conférenciers : 16%
Creer

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